Privacyverklaring House of Tennis

Dit is de Privacyverklaring van House of Tennis. Hierin leggen wij op duidelijke wijze uit wie wij zijn, welke persoonsgegevens wij van u (of uw kind) verwerken, waarom wij die gebruiken en wat wij ermee doen. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee wij u direct of indirect kunnen identificeren, denk aan naam, contactgegevens, geboortedatum, enzovoort. We raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

House of Tennis kan deze Privacyverklaring af en toe aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op onze website: https://houseoftennis.nl/privacy-policy. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij dit kenbaar maken.

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 3 augustus 2025

Wie is House of Tennis?

House of Tennis zet zich in voor het versterken en laten groeien van de tennisgemeenschap in Nederland. Ons doel is om tennis toegankelijk te maken en naar een hoger niveau te tillen, voor zowel beginners als ervaren spelers. Wij bieden trainingen, evenementen en ondersteunende diensten met als missie het creëren van een bloeiende tenniswereld vol passie en mogelijkheden.

Waar in deze verklaring wordt gesproken over “House of Tennis”, “wij” of “ons”, bedoelen we House of Tennis B.V. als de organisatie die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. House of Tennis B.V. is gevestigd aan Boeingavenue 262, 1119 PZ Schiphol-Rijk en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74782010.

House of Tennis is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de hieronder beschreven verwerkingen.

Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens verwerken. Dat is het geval als wij het doel (‘waarom’) en de middelen (‘hoe’) van de verwerking bepalen. U kunt hierbij denken aan situaties waarin u:

• Onze website, mobiele applicatie(s) of sociale mediakanalen bezoekt of gebruikt;
• Lessen, trainingen of andere producten/diensten bij ons afneemt (direct of via een bij ons aangesloten tennisvereniging);
• (Namens uw kind) inschrijft voor of deelneemt aan de Pro Academy of Junior Academy;
• Deelnemer bent aan een van onze evenementen of activiteiten;
• Goederen of diensten aan ons levert (bijvoorbeeld als leverancier of partner);
• Solliciteert op een functie bij House of Tennis;
• Op een andere manier contact met ons opneemt (bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, sociale media of het contactformulier).

In sommige gevallen verwerken wij persoonsgegevens namens een andere partij. Dan zijn wij verwerker in plaats van verwerkingsverantwoordelijke, en geldt de privacyverklaring van die andere partij. Bijvoorbeeld: als uw tennisvereniging ons inschakelt om trainingen te verzorgen en ons toegang geeft tot het ledenadministratiesysteem, kan uw club primair verwerkingsverantwoordelijke blijven. In zulke gevallen verwerken wij uw gegevens uitsluitend volgens de instructies van die club en onder hun verantwoordelijkheid. Deze House of Tennis-privacyverklaring is dan alleen van toepassing op de verwerkingen waarbij wij zelf de doelen en middelen bepalen (zoals de uitvoering van de les of dienst die wij leveren).

Verwerking van gegevens van minderjarigen

Onze diensten, zoals de Junior Academy, Pro Academy en tennislessen, zijn ook gericht op minderjarigen. Daarom verwerken wij regelmatig persoonsgegevens van kinderen en jongeren jonger dan 16 jaar. In deze gevallen nemen wij extra maatregelen om hun privacy te beschermen:

• Inschrijving voor diensten voor minderjarigen (zoals lessen of academies) dient te worden gedaan door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, of met hun uitdrukkelijke toestemming.
• Waar wij toestemming als grondslag gebruiken (zoals voor het gebruik van beeldmateriaal of verwerking van bijzondere gegevens zoals gezondheidsinformatie), vragen wij altijd toestemming aan de ouder of wettelijk vertegenwoordiger, tenzij de minderjarige 16 jaar of ouder is en redelijkerwijs zelfstandig toestemming kan geven.
• Wij proberen onze communicatie over privacy en gegevensverwerking zo begrijpelijk mogelijk te maken, ook voor jongeren zelf.
• Gegevens van minderjarigen worden niet langer bewaard dan nodig en worden met bijzondere zorgvuldigheid behandeld.

Als u als ouder/verzorger vragen hebt over hoe wij met gegevens van uw kind omgaan, of als u toestemming wilt intrekken of rechten namens uw kind wilt uitoefenen, dan kunt u contact met ons opnemen via hello@houseoftennis.nl.

Welke soorten persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

House of Tennis verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van uw relatie tot ons. Hieronder beschrijven we per categorie van betrokkenen welke gegevens we doorgaans verwerken en voor welke doeleinden. Ook vermelden we de juridische grondslag voor die verwerking (zoals vereist onder de AVG). Indien bepaalde gegevensverwerkingen alleen met uw toestemming plaatsvinden, staat dat er duidelijk bij – en u kunt die toestemming altijd weer intrekken als u dat wilt.

1. Deelnemers aan tennislessen en trainingen (inclusief leden van aangesloten verenigingen)

Wanneer u (of uw kind) zich inschrijft voor tennislessen, trainingen of vergelijkbare diensten die door House of Tennis worden verzorgd, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om de inschrijving te verwerken, de lessen te organiseren en met u te communiceren. Dit geldt zowel als u zich rechtstreeks bij ons inschrijft, als wanneer u lid bent van een tennisvereniging die ons heeft ingehuurd voor het verzorgen van trainingen. In het geval van minderjarige deelnemers vragen wij ook gegevens van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger voor de inschrijving en toestemming.

Doeleinden en wettelijke grondslag waarop wij de bovengenoemde categorieën van persoonsgegevens verwerken:

*House of Tennis zal nooit beeldmateriaal van minderjarige deelnemers voor publieke promotiedoeleinden gebruiken zonder voorafgaande toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Als u – of uw kind – aanvankelijk toestemming heeft gegeven maar toch niet (meer) wilt dat er foto’s of video’s worden gemaakt of gebruikt, geef dit alstublieft aan bij de trainer of via e-mail. Wij zullen daar vanaf dat moment rekening mee houden en geen nieuwe beelden meer maken of publiceren.

2. Deelnemers van de Pro Academy en Junior Academy

Voor sporters die deelnemen aan onze Pro Academy of Junior Academy verwerken wij aanvullende persoonsgegevens om hen gerichter te kunnen begeleiden in hun fysieke en mentale ontwikkeling. Wij maken hierbij gebruik van een digitaal ontwikkelplatform (Youvolve) waarin prestaties, testresultaten en voortgang worden bijgehouden. Bij minderjarige sporters betrekken wij ook de ouder of voogd voor toestemming en communicatie.

Doeleinden en wettelijke grondslag waarop wij de bovengenoemde categorieën van persoonsgegevens verwerken:

Deelname aan de Academy is vrijwillig. Als u bepaalde informatie (zoals gezondheidsgegevens) niet wilt verstrekken, kunt u nog steeds deelnemen, maar mogelijk kunnen wij dan niet de volledige individuele begeleiding bieden. Gegevens over uw prestaties en voortgang worden strikt vertrouwelijk behandeld; alleen de betrokken sporter, diens ouders (indien minderjarig) en de toegewezen trainers/coaches hebben inzage. Het platform Youvolve wordt beheerd door een externe leverancier die als verwerker optreedt namens House of Tennis – zie ook “Met wie delen wij persoonsgegevens”.

3. Deelnemers aan evenementen

House of Tennis organiseert regelmatig evenementen, zoals tenniskampen, clinics en toernooitjes. Schrijft u zichzelf of uw kind in voor een door ons georganiseerd evenement, dan verwerken wij bepaalde persoonsgegevens om de organisatie in goede banen te leiden, met u te communiceren en rekening te houden met eventuele bijzonderheden. Bij minderjarige deelnemers vragen we ook gegevens van een ouder/voogd voor noodcontact en toestemming.

Doeleinden en wettelijke grondslag waarop wij de bovengenoemde categorieën van persoonsgegevens verwerken:

*Wilt u – of uw kind – niet dat er foto’s of video’s van het evenement worden gemaakt of gepubliceerd? Geef dit dan bij voorkeur vooraf aan ons door (bij inschrijving of per e-mail). Wij houden hier vanzelfsprekend rekening mee. Ook tijdens het evenement kunt u of uw kind dit altijd bij onze medewerkers aangeven.

Bij evenementen kan het soms nodig zijn bepaalde informatie te delen met derden die helpen bij de organisatie (bijvoorbeeld een cateraar voor dieetwensen, of medische hulpverleners in noodgevallen). Dit gebeurt alleen op need-to-know basis en met respect voor uw privacy - zie ook “Met wie delen wij persoonsgegevens”.

4. (Medewerkers van) Leveranciers en zakelijke partners

Wanneer u als leverancier goederen of diensten aan House of Tennis levert, of wanneer u contactpersoon bent van een bedrijf waarmee wij samenwerken, verwerken wij ook enkele persoonsgegevens. Dit is nodig voor het beheer van onze leveranciersrelaties, het plaatsen van bestellingen, en de betaling/administratie daarvan.

Doeleinden en wettelijke grondslag waarop wij de bovengenoemde categorieën van persoonsgegevens verwerken:

5. Sollicitanten

Heeft u gesolliciteerd (of gaat u solliciteren) op een functie bij House of Tennis, dan verzamelen we bepaalde gegevens om uw sollicitatie te kunnen beoordelen en met u te communiceren over het verloop daarvan. Dit geldt ook voor open sollicitaties die u naar ons stuurt.

Doeleinden en wettelijke grondslag waarop wij de bovengenoemde categorieën van persoonsgegevens verwerken:

6. Personen die contact met ons opnemen

Tot slot zijn er mensen van wie wij persoonsgegevens verwerken zonder dat zij in bovenstaande categorieën vallen. Bijvoorbeeld als u ons benadert met een vraag, via e-mail of telefoon contact opneemt, of een bericht stuurt via social media. In zulke gevallen verwerken wij alleen de persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt of die nodig zijn om uw vraag/opmerking af te handelen.

Doeleinden en wettelijke grondslag waarop wij de bovengenoemde categorieën van persoonsgegevens verwerken:

Cookies en vergelijkbare technieken

House of Tennis maakt op de website en in onze online diensten gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij vinden uw privacy belangrijk en gebruiken daarom alleen cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de site of voor anonieme analytische doeleinden. We plaatsen dus geen tracking cookies voor advertenties of andere cookies die uw gedrag volgen zonder uw toestemming.

Concreet gebruiken wij op onze site onder andere:

• Functionele en strikt noodzakelijke cookies: deze zorgen voor basisfuncties van de website (zoals navigatie, invulformulieren) en beveiligen de site tegen misbruik (bijvoorbeeld door bots). Zonder deze cookies werkt de site niet naar behoren.
• Statistische cookies: via Google Analytics 4, waarmee wij inzicht krijgen in het gebruik van de website. Deze cookies zijn geconfigureerd met IP-anonimisering en worden uitsluitend gebruikt voor algemene bezoekstatistieken. Er worden geen profielen opgebouwd en geen gegevens gedeeld met advertentieplatforms.

De cookies die wij plaatsen bevatten géén persoonsgegevens die u direct identificeren. Er is dan ook geen toestemming vereist voor het plaatsen van deze cookies.

U kunt cookies altijd beheren of verwijderen via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van cookies gevolgen kan hebben voor de werking van de website.

Google-Analytics

Wij gebruiken Google Analytics 4, een webanalysedienst van Google LLC uit de VS, om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Daarbij hebben wij de volgende maatregelen genomen om uw privacy te waarborgen:

• IP-anonimisering: Google Analytics 4 anonimiseert automatisch IP-adressen van bezoekers binnen Europa. Het laatste octet van uw IP-adres wordt verwijderd voordat het naar Google’s servers wordt gestuurd, waardoor het IP niet meer naar u te herleiden is.
• Geen persoonlijke profielen: we maken geen gebruik van Google’s aanvullende diensten zoals Google Signals of User-ID’s. Dit betekent dat we géén gebruikers over meerdere apparaten of sessies volgen en dat de Analytics-gegevens niet worden gecombineerd met Google-accountgegevens.
• Uitsluitend voor analyse: we gebruiken Google Analytics alleen om algemene website-statistieken te verzamelen (zoals paginaweergaves, gemiddelde bezoektijd, gebruikte browsertype). De gegevens worden niet gebruikt voor gepersonaliseerde advertenties of andere commerciële doeleinden.
• Beperkte gegevensverzameling: we hebben de Google Analytics 4 instellingen zo privacyvriendelijk mogelijk ingesteld. De gegevens die we krijgen zijn beperkt tot wat voor reguliere statistieken nodig is, zoals:
  • Globale locatie (land/regio, op basis van geanonimiseerd IP);
  • Technische gegevens zoals browsertype/-versie, apparaatmodel, besturingssysteem en schermresolutie;
  • Bezoekgegevens zoals welke pagina’s worden bezocht en hoe lang.

Het is mogelijk dat Google Analytics-gegevens (zoals verkorte IP-adressen en statistieken) worden verwerkt op Google-servers buiten Europa, met name in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), wat door de Europese Commissie als adequaat is aangemerkt voor doorgifte van persoonsgegevens naar de VS. Daarnaast heeft Google voor extra zekerheid zogenaamde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en technische maatregelen getroffen. Hierdoor wordt gezorgd voor een beschermingsniveau dat in lijn is met de EU-privacyregels. Meer informatie hierover vindt u in het privacy beleid van Google.

Mocht u desondanks niet willen dat Google Analytics uw bezoek meetelt in onze statistieken, dan kunt u de officiële Google Analytics Opt-out Browser Add-on installeren. Hiermee voorkomt u dat Analytics data verzamelt over uw bezoek.

Welke keuzes hebt u op sociale media?

House of Tennis is actief op platforms zoals Facebook, Instagram en LinkedIn. Op onze website kunnen links naar deze platforms worden weergegeven (bijvoorbeeld via pictogrammen), maar wij maken géén gebruik van zogenaamde "social media plug-ins" of "deelbuttons" waarbij automatisch cookies worden geplaatst via onze website.

Houd er rekening mee dat wanneer u onze sociale media-pagina’s bezoekt of volgt, het sociale mediaplatform zelf uw persoonsgegevens kan verwerken. Bijvoorbeeld uw profielinformatie, het feit dat u onze pagina bekijkt, uw reacties of ‘likes’, uw apparaatinfo, etc. In dergelijke gevallen is dat platform zelf de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. House of Tennis ontvangt vanuit die platforms alleen beperkt inzicht, bijvoorbeeld in de vorm van geaggregeerde statistieken (zoals totaal aantal likes of volgers) en eventuele directe berichten die u via het platform naar ons stuurt. Voor de manier waarop social media platforms met uw gegevens omgaan, verwijzen wij naar hun privacyverklaringen. House of Tennis heeft hierop geen invloed. Enkele relevante links:

• Privacyverklaring Facebook (Meta)
• Privacyverklaring Instagram (Meta)
• Privacyverklaring LinkedIn

Deze platforms kunnen gegevens opslaan of verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld in de VS. Facebook/Instagram (Meta) en LinkedIn zijn echter aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework, waardoor doorgifte aan de VS momenteel is toegestaan. Daarnaast hanteren deze bedrijven aanvullende beschermingsmaatregelen (zoals standaardcontractclausules) om uw privacy te waarborgen. Voor meer details hierover verwijzen wij opnieuw naar hun eigen privacyverklaringen.

Maken wij gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

Nee. House of Tennis neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde gegevensverwerkingen (zoals profilering) als die besluiten voor u rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze significant treffen. Met andere woorden: er worden bij ons geen belangrijke besluiten genomen door enkel een computer of algoritme, zonder menselijke tussenkomst.

Alle beslissingen rondom, bijvoorbeeld, het al dan niet toelaten tot een trainingstraject, de inhoud van uw begeleiding, het inplannen van lessen of andere diensten, worden altijd door één of meer medewerkers van House of Tennis genomen. Automatische systemen kunnen ons ondersteunen (bijvoorbeeld software die een indeling voorstelt op basis van niveau), maar uiteindelijk kijkt er altijd een medewerker naar en heeft u bij beslissingen de mogelijkheid tot menselijke tussenkomst.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

In principe geven wij uw persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of levering van onze diensten, u daar toestemming voor heeft gegeven, of we daartoe wettelijk verplicht zijn. We verkopen uw gegevens nooit. Hieronder lichten we toe met welke soorten externe partijen we gegevens (mogelijk) delen en waarom:

• Externe dienstverleners (verwerkers): House of Tennis schakelt diverse vertrouwde derde partijen in die diensten aan ons leveren, zoals: IT- en cloudserviceproviders (voor hosting van onze website, e-mail en IT-systemen), leveranciers van software (bijv. een lesplanning-/ledenadministratiesysteem of het Youvolve-platform) betaalproviders voor online betalingen, boekhoudsoftware, communicatietools, etc. Met al deze partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. Hierin staat onder andere dat zij uw gegevens alleen volgens onze instructies mogen verwerken en adequate beveiligingsmaatregelen moeten treffen.
• Trainers, coaches en partner-organisaties: onze trainers en coaches die lessen of academies verzorgen hebben toegang tot relevante persoonsgegevens (bijv. naam, contact en niveau van deelnemers) voor zover noodzakelijk om hun werkzaamheden uit te voeren. Zij vallen onder (of hebben zich gecommitteerd aan) deze Privacyverklaring en een geheimhoudingsplicht. In sommige gevallen werken we samen met partner-organisaties, bijvoorbeeld een tennisvereniging waarvoor wij trainingen verzorgen of een campings/accommodaties bij tenniskampen. We delen dan de benodigde gegevens met die partners voor zover dat nodig is (bijv. lijsten van deelnemers aan een kamp voor de kamporganisatie). Uiteraard maken we ook met deze partijen afspraken over privacy en vertrouwelijkheid.
• Professionele adviseurs: uw gegevens kunnen incidenteel worden gedeeld met onze adviseurs voor zover nodig. Denk aan ons accountantskantoor (die inzage kan hebben in facturen met uw naam), onze juridisch adviseur of verzekeraar (bij een eventueel geschil of incident), of de bank (voor financiële transacties). Deze partijen zijn zelf verwerkingsverantwoordelijke voor hun diensten, maar zullen uw gegevens vertrouwelijk behandelen en alleen gebruiken binnen de context van hun dienstverlening aan ons.
• Overheidsinstanties en wetgeving: als wij een wettelijke verplichting hebben om gegevens te verstrekken, zullen we dat doen. Bijvoorbeeld kan de Belastingdienst inzage vragen in onze administraties, of de politie/vervolgingsautoriteiten in het kader van een gerechtelijk bevel. In zulke gevallen beoordelen wij zorgvuldig de rechtmatigheid en noodzaak, en verstrekken we niet meer dan vereist.
• Zakelijke transactie-partijen: mocht House of Tennis in de toekomst betrokken raken bij een fusie, overname, investering of andere zakelijke transactie, dan kan het nodig zijn (een deel van) de persoonsgegevens te delen met betrokken partijen (zoals due diligence onderzoekers of een overnemende entiteit). Dit zal waar mogelijk beperkt en geanonimiseerd gebeuren, en uiteraard binnen de grenzen van de wet. Bij een daadwerkelijke overname zullen betrokkenen tijdig geïnformeerd worden.

In alle gevallen geldt dat wij het principe van minimale gegevensdeling hanteren: we delen niet meer data dan strikt noodzakelijk is voor het betreffende doel. Daarnaast zorgen we ervoor dat derden met wie we samenwerken, voldoen aan de AVG. Wanneer zij als verwerker voor ons optreden, leggen we dit contractueel vast in een verwerkersovereenkomst.

Geven wij persoonsgegevens door aan landen buiten de EER?

House of Tennis verwerkt uw persoonsgegevens in beginsel alleen binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze servers en die van onze primaire dienstverleners bevinden zich in de EU. We kiezen waar mogelijk voor Europese leveranciers of voor partijen die vallen onder de EU-privacyregels.

In enkele gevallen kan het echter voorkomen dat gegevens toch buiten de EER worden verwerkt. Als we persoonsgegevens doorgeven buiten de EER, zorgen we altijd voor passende waarborgen om uw privacy te beschermen. Zo maken we gebruik van partijen die zijn aangesloten bij een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-U.S. Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse organisaties), of we sluiten – indien nodig – de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s) met de ontvangende partij. Ook treffen we waar mogelijk extra technische en organisatorische maatregelen (zoals encryptie) wanneer gegevens buiten Europa worden opgeslagen.

Welke beveiligingsmaatregelen passen wij toe?

House of Tennis neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus. We hebben zowel technische als organisatorische maatregelen getroffen om onbevoegde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking te voorkomen. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en bijgesteld waar nodig, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van implementatie, de aard en omvang van de gegevensverwerkingen en de risico’s voor uw rechten en vrijheden.

Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen:

• We gebruiken versleutelde verbindingen (SSL/TLS) voor onze website en online systemen, zodat gegevens die u invult of verstuurt versleuteld worden verzonden.
• Binnen onze organisatie hebben alleen geautoriseerde medewerkers en trainers toegang tot persoonsgegevens, en dan nog uitsluitend tot die gegevens die zij nodig hebben voor hun taak (“need-to-know” principe). Medewerkers en contractanten hebben een geheimhoudingsplicht.
• We maken regelmatig back-ups van belangrijke systemen en data, zodat bij een incident gegevens hersteld kunnen worden. Back-ups worden veilig opgeslagen.
• Waar van toepassing beveiligen we accounts en apparaten met sterke wachtwoorden en (indien mogelijk) twee-factor-authenticatie (2FA).
• We hebben met al onze externe verwerkers duidelijke afspraken gemaakt over informatieveiligheid, bijvoorbeeld in verwerkersovereenkomsten. Daarin is vastgelegd dat ook zij passende beveiligingsmaatregelen treffen en incidenten direct aan ons melden.
• Onze software en IT-infrastructuur wordt up-to-date gehouden (patch management) en we gebruiken virus- en malwarebescherming waar nodig.
• We hebben interne procedures voor het omgaan met mogelijke datalekken en trainen onze medewerkers in het veilig omgaan met persoonsgegevens.

Hoewel 100% beveiliging nooit gegarandeerd kan worden, doen wij er alles aan om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan direct contact met ons op (zie onderaan voor contactgegevens).

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor we ze verzameld hebben, tenzij er een wettelijke plicht is die langer bewaren voorschrijft (zoals voor financiële administratie) of we die gegevens nog nodig hebben voor een rechtmatig doel (bijvoorbeeld een juridische procedure of openstaande vordering). Omdat de benodigde bewaartermijn kan verschillen per soort gegeven en situatie, hanteren wij verschillende termijnen. Hierbij houden we rekening met factoren als: de duur dat u klant bij ons bent of deelneemt aan onze diensten, wettelijke verplichtingen, de kans dat u weer terugkomt voor onze diensten, verjaringstermijnen voor eventuele claims, en onze bedrijfsbehoeften. Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, zorgen wij voor veilige verwijdering of anonimisering.

Enkele richtlijnen en voorbeelden van bewaartermijnen:

• Gegevens van deelnemers aan lessen, academies of evenementen: uw (of uw kind’s) inschrijf- en contactgegevens, les- en eventinformatie, etc. bewaren we tot maximaal 2 jaar na afloop van de laatste les, het programma of het evenement waaraan u hebt deelgenomen. We bewaren dit om bijvoorbeeld terugkerende deelnemers sneller te kunnen helpen of voor het afhandelen van eventuele vervolgvragen/klachten. Na deze periode verwijderen of anonimiseren we de identificerende gegevens, tenzij er een specifieke reden is om langer te bewaren (bijvoorbeeld een lopende klacht of een blessureclaim).
• Beeldmateriaal: foto’s/video’s gemaakt met toestemming kunnen we bewaren en gebruiken tot het doel is bereikt (bijv. de foto’s zijn gedeeld met deelnemers, of gebruikt in promotie gedurende een bepaalde campagne). We evalueren periodiek ons beeldarchief en verwijderen beelden die niet langer relevant zijn.
• Financiële administratie: gegevens op facturen, in ons grootboek en andere boekhoudkundige stukken (zoals betalingen, salarisadministratie) bewaren we 7 jaar na het einde van het boekjaar, conform de fiscale bewaarplicht (Algemene Wet inzake Rijksbelastingen). Dit betreft bijvoorbeeld uw naam op een factuur of betaalhistorie. Deze gegevens mogen wij niet eerder verwijderen, ook niet op uw verzoek, vanwege de wet.
• Sollicitatiegegevens: informatie van afgehandelde sollicitaties bewaren we maximaal 4 weken nadat de procedure is geëindigd (afgewezen kandidaten). Als u expliciet toestemming geeft om uw gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures, doen we dat maximaal 12 maanden. U kunt die toestemming altijd eerder intrekken, dan verwijderen we uw gegevens alsnog.
• Correspondentie en contactverzoeken: algemene vragen en communicatie (bijv. e-mailcorrespondentie of contactformulier-berichten) bewaren we tot 1 jaar na het laatste contactmoment. In geval van een klacht of complex verzoek kan dit langer zijn (tot afronding daarvan plus eventueel een jaar extra). Relevante zakelijke correspondentie kan langer worden bewaard als onderdeel van contractdossiers of juridische archivering.
• Leveranciers- en contractgegevens: gegevens van leveranciers en partners bewaren we gedurende de looptijd van de samenwerking. Na beëindiging bewaren we relevante gegevens nog enkele jaren (bijvoorbeeld 2 jaar) voor eventuele garantie- of nazorgverplichtingen. Contracten en facturen blijven conform de wettelijke termijnen (vaak 7 jaar) bewaard in de administratie.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn zullen wij de persoonsgegevens veilig verwijderen of onomkeerbaar anonimiseren. Geanonimiseerde gegevens (waaruit uw identiteit niet meer te herleiden is) kunnen we mogelijk langer bewaren, bijvoorbeeld voor statistische analyses of rapportages, zonder verdere verplichting onder de AVG.

Welke verantwoordelijkheden hebt u zelf?

Wij willen u er graag aan herinneren dat het uw eigen verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat de gegevens die u aan ons verstrekt naar uw beste weten juist, volledig en up-to-date zijn. Ook is het uw verantwoordelijkheid, als u gegevens van anderen met ons deelt, om die gegevens in overeenstemming met de lokale wettelijke eisen te verzamelen. Zo dient u dergelijke andere personen van wie u gegevens aan ons verstrekt te informeren over de inhoud van deze Verklaring en hun voorafgaande toestemming te verkrijgen.

Welke rechten hebt u ten aanzien van uw persoonsgegevens?

U hebt het recht ons te verzoeken om inzage (waaronder een kopie), rectificatie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, beperking van de uw betreffende verwerking, en het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken of om ons om overdracht van de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens te verzoeken. U kunt hiervoor contact opnemen via onderstaande contactgegevens.

Wij zullen ons best doen om uw verzoek op tijd en gratis te verwerken, tenzij het een onevenredige inspanning zou vergen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om uzelf adequaat te identificeren, voordat wij uw verzoek in behandeling nemen. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waardoor wij geen of niet volledig gevolg kunnen geven aan uw verzoek. Hierbij valt te denken aan wettelijke bewaartermijnen. Als een dergelijke omstandigheid zich voordoet, dan zullen wij dat aan u melden. Wij zullen in beginsel binnen een maand na ontvangst inhoudelijk reageren op een verzoek.

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten?

Heeft u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen over hoe House of Tennis met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan gerust contact met ons op. We staan open voor uw feedback en helpen u graag. U kunt ons bereiken via:

• E-mail: hello@houseoftennis.nl
• Telefoon: 085-2129266 (op werkdagen bereikbaar van 09:00 tot 17:00)

We doen ons best om samen met u tot een oplossing te komen. Bent u desondanks van mening dat wij niet adequaat met uw persoonsgegevens of rechten omgaan, dan heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). U kunt de AP bereiken via hun website of telefonisch op 088-1805 250. Woont of werkt u in een ander EU-land, dan kunt u ook bij de toezichthouder daar een klacht indienen.

House of Tennis waardeert het vertrouwen dat u in ons stelt en zal er alles aan doen om uw privacy te waarborgen. Deze verklaring probeert wekelijks de meeste vragen te beantwoorden, maar aarzel niet om contact op te nemen als u ergens onzeker over bent.